Ce que les organisations
disent de notre travail
Retours de personnes qui ont eu recours à Rubrique pour structurer et produire leurs documents de rapport annuel.
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Nous avions toujours géré notre rapport annuel en interne, avec beaucoup de mal. La première année avec Rubrique, nous avons rendu un document de 28 pages à notre assemblée générale avec deux semaines d'avance. La mise en page était cohérente du début à la fin, ce qui n'avait jamais été le cas auparavant.
L'accompagnement annuel correspond bien à ce dont nous avons besoin. Nous avons plusieurs documents à produire dans l'année, pas seulement le rapport annuel. Le suivi trimestriel est court — environ une heure — mais suffit pour recaler les priorités. Ce qui est appréciable, c'est qu'on n'a pas besoin de réexpliquer le contexte de notre organisation à chaque fois.
Nous sommes une petite association avec un comité entièrement bénévole. La séance de structuration nous a permis de clarifier ce que nous voulions mettre dans notre rapport avant de commencer à l'écrire. Cela nous a évité de réécrire deux fois les mêmes textes. Pour notre budget, c'est la bonne formule.
Ce que je retiens surtout, c'est la clarté du processus. On savait à chaque moment ce qui était attendu de nous et ce qui était pris en charge. Les corrections étaient intégrées par cycles, pas dans le désordre. Et le PDF final est accessible aux lecteurs d'écran — ce n'est pas un détail pour nous, c'est un critère de nos bailleurs.
Nous avons eu recours à Rubrique pour la production de notre rapport lors d'une année où notre chargée de communication était en congé maternité. Le résultat était de qualité comparable aux années précédentes, et la personne qui reprend le poste a pu s'appuyer sur les gabarits fournis pour l'exercice suivant.
Nous avions un rapport à produire en deux langues — français et résumé en allemand. Rubrique a géré la cohérence des deux versions sans que nous ayons à coordonner nous-mêmes. Les graphiques sont identiques dans les deux versions, ce qui n'était pas évident à obtenir avec notre outil habituel.
Trois situations, trois approches
Reconstruire un rapport annuel sans ressources graphiques internes
L'association produisait son rapport annuel dans un tableur, sans mise en page structurée. Le document était difficile à lire pour les membres et ne correspondait plus aux attentes de leur principal bailleur de fonds communal.
Séance de structuration pour arrêter le plan et définir les sections. Production complète à partir des textes fournis par l'équipe. Trois cycles de corrections. Livraison en PDF impression et PDF numérique accessible.
Un rapport de 24 pages livré 10 jours avant l'assemblée générale. Le document a été transmis tel quel au bailleur de fonds sans modification. L'association a reconduit la collaboration pour l'exercice suivant.
« On avait peur que ça prenne trop de temps de tout leur expliquer. En fait, la liste des éléments à fournir était claire et on a tout rassemblé en une semaine. »
Maintenir la continuité documentaire lors d'un changement d'équipe
La personne qui gérait les rapports depuis six ans quittait la fondation. Les gabarits existaient, mais n'étaient pas documentés. Les nouveaux membres de l'équipe ne savaient pas comment les utiliser.
Entrée dans le dispositif d'accompagnement annuel. Audit des gabarits existants, mise à jour et documentation. Production du rapport annuel de la première année de transition. Guide de passation rédigé pour l'équipe entrante.
Continuité visuelle et éditoriale maintenue entre les exercices N-1 et N. La nouvelle coordinatrice a pu s'appuyer sur le guide de passation pour les documents trimestriels dès le deuxième mois.
« Le guide de passation nous a évité de tout réapprendre. C'est un investissement qui se rentabilise dès la première réunion de comité. »
Harmoniser les documents de reporting produits tout au long de l'année
L'organisation produisait de nombreux documents de reporting : synthèses pour les partenaires, comptes rendus pour les comités régionaux, rapport annuel. Chaque document avait sa propre mise en page, ce qui nuisait à la cohérence de l'image institutionnelle.
Accompagnement annuel avec définition d'une famille de gabarits cohérents pour les différents types de documents. Production progressive sur l'année selon les priorités. Revues trimestrielles pour ajuster le calendrier.
Une famille de 5 gabarits cohérents utilisés sur l'ensemble des documents de l'exercice. Réduction estimée à 40% du temps consacré en interne à la mise en page. Le rapport annuel final s'est construit progressivement plutôt qu'en urgence.
« On n'a plus à refaire la mise en page à chaque fois. Les gabarits sont là, on remplit. Le gain de temps est réel. »
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